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Píldora de Ofimática 2: Formatos de Fechas en Excel

Píldora de Ofimatica 2: Formatos de fechas en Excel


Excel es una de las mejores herramientas para el tratamiento de datos que podemos encontrar, y muchos de estos datos van a ser fechas, pero ¿sabemos manejarlos a nuestro gusto? ¿sabemos hacer que se muestren tal y como necesitamos?.


Fecha y hora en Excel


Para Microsoft Excel una fecha es un número entero, correspondiendo el número 1 al 1 de Enero de 1900 a las 00:00. El número 500 corresponderá a la fecha 500 días posterior al 1 de Enero de 1900 (14 de Mayo de 1901).


Si el número tiene decimales Excel entiende que se especifica una fracción del día (horas y minutos) así, el número 500,5986 corresponderá al 14 de Mayo de 1901 a las 14:21


Por lo tanto, para Excel las fechas son números ni más ni menos, de modo que se puede operar con ellos tranquilamente sumando, restando o haciendo la operación numérica necesaria. Para mostrarlos como una fecha reconocible para nosotros simplemente daremos a la celda el formato de Fecha / Hora que más nos convenga.


Formatos de fecha estándar


Excel trae de serie unos cuantos formatos de fecha estándar que podemos utilizar para representar la fecha (y la hora). Para definir el formato basta con pinchar en la cinta de opciones el desplegable de formatos de número y elegir entre los que nos ofrece.


Píldora de Ofimatica 2: Formatos de fechas en Excel


Pero estas opciones son muy simples. Si se pincha en la última opción del desplegable se puede acceder a todos los formatos de fecha estándar disponibles.


Píldora de Ofimatica 2: Formatos de fechas en Excel


Cada una de las opciones elegidas dará la fecha en el formato mostrado en el ejemplo. Cabe destacar que algunas incluyen la hora o incluso formatos con texto como la que incorpora el día de la semana o las palabras “de” en lugar de guiones o /
Independientemente del formato elegido para su representación Excel admite la introducción de fechas mediante barras (02/05/12) o guiones (02-05-12) representando luego la fecha en el formato indicado.


Formatos de fecha personalizados


Puede ser que ningún formato de fecha nos guste o se adapte a nuestras necesidades… que no cunda el pánico, Excel permite personalizar la representación de las fechas casi a la carta.


Supongamos que se quiere que las fechas se representen con un punto separador entre el día, mes y año, después un espació, un guion y luego la hora, pero que además si los días y meses son de un digito se representen con un solo número y que si son de dos lo haga con dos. Para el año se requieren dos dígitos. Para la hora se utilizará uno o dos dígitos según corresponda y para los minutos siempre dos dígitos. Por ejemplo se quieren fechas así:


5.5.16 – 22:03
10.9.16 – 5:09
8.12.08 – 9:03


Para ello, utilizaremos un formato personalizado. Ayuda bastante escribir la fecha y la hora en la celda, y luego cambiar el formato, de ese modo veremos en directo si queda como queremos.


Píldora de Ofimatica 2: Formatos de fechas en Excel


Se puede tomar cualquier formato para empezar, pero lo importante es la casilla TIPO donde se especificará el formato concreto de la fecha. Para ello hay que conocer cómo decir a Excel que represente el día, el mes, etc

  • Día: El día se representa con la d minúscula, de ese modo si se escribe "dd” se le pide a Excel que muestre el día de la fecha con dos dígitos, si se escribe “d” lo hará con uno o dos según necesite, si se escribe “ddd” escribirá la abreviatura del día de la semana y si se escribe “dddd” escribirá el día completo de la semana.
  • Mes: para el mes Excel utiliza la m minúscula. Si se especifica “mm” pondrá el mes con dos cifras. Si se escribe “d” lo hará con una o dos cifras, si se escribe “mmm” mostrará la abreviatura del nombre del mes y si se hace “mmmm” el mes completo.
  • Año: Para el año se utiliza la a minúscula, de modo que “aa” escribe el año con dos cifras y “aaaa” lo hace con cuatro.
  • Hora: Para las horas se utiliza la h minúscula, y al igual que días y meses, si se escribe “h” mostrará la hora con una cifra y si se hace “hh” lo hará con dos. Si al final de la fecha se escribe “AM/PM” la hora funcionará en 12 horas en lugar de 24 (1:00 PM o 13:00).
  • Minutos: Con los minutos se utiliza también la m minúscula y con las mismas reglas que la hora. Excel distingue meses de minutos porque los minutos siempre tienen delante o detrás el símbolo “:” (2:39:14).
  • Segundos: Para los segundos se utiliza la s minúscula con las mismas reglas que para las horas y los minutos.
  • Otros símbolos: Es posible insertar otros símbolos en el formato de la fecha, como palabras o barras, puntos, guiones para que la fecha quede bonita, por ejemplo si se quiere que la fecha luzca “martes, 10 de mayo de 2016” debemos escribir en TIPO lo siguiente: dddd, dd "de" mmmm "de" aaaa. (notar como las palabras de van entre comillas)


En el caso del ejemplo planteado habría que configurarlo así: d.m.aa – h:mm


Píldora de Ofimatica 2: Formatos de fechas en Excel


Teniendo en cuenta las reglas anteriores, se puede especificar el formato de una fecha casi a gusto del consumidor.

 

Que se enteren todos, ¡¡¡comparte!!!

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