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Outlook (III). Enviando mensajes

Tutorial outlook - 3.3 Community Manager - Web - Ecommerce - Formacion

 

Continuamos con esta serie de artículos donde vamos desgranando la utilización desde cero del correo electrónico de Outlook. En artículos anteriores hemos visto cómo registrarse en Outlook y también cómo dar los primeros pasos familiarizándonos con el entorno y leyendo los mensajes recibidos.

 

En este artículo veremos la otra operación más habitual en una cuenta de e-mail, el envío de correos electrónicos. Para ello, desde cualquier carpeta del buzón se pincha en NUEVO situado en el menú superior (azul). Aparecerá una pantalla para redactar el mensaje:

Tres pasos para enviar un mensaje:

  • Rellenar destinatario: En el campo que pone “PARA” se escribe la dirección de correo electrónico, o direcciones del destinatario o destinatarios del mensaje. Si se pone más de una dirección se deben separar con “;” y el mensaje llegará a todos.
  • Rellenar asunto: En el campo asunto se puede (no es obligatorio) incluir un título para el mensaje, esto ayuda a que el destinatario se haga una idea del contenido del mismo.
  • Cuerpo del mensaje: Texto el mensaje propiamente dicho. Pueden ser unas pocas palabras o cientos de párrafos. Se dispone de una barra de herramientas para dar formato (color, negrita, etc…) al texto.

 

Tutorial outlook - 3.3 Community Manager - Web - Ecommerce - Formacion

 

Una vez hecho todo esto, se pulsa en ENVIAR que está situado arriba a la izquierda, en el mismo sitio en el que antes estaba NUEVO. Una vez hecho esto el mensaje ha sido enviado.

 

Archivos adjuntos

 

En los mensajes de correo electrónico, además del texto se pueden incluir archivos adjuntos, como fotos, hojas de cálculo, documentos de texto… en realidad cualquier archivo que esté en el ordenador remitente.

Para ello simplemente se prepara un correo normal tal y como se acaba de explicar, pero antes de pulsar enviar, se incluye los archivos adjuntos pinchando el botón ADJUNTAR (al lado de ENVIAR) en la barra de comandos superior.

Inmediatamente se abre una ventana para explorar los discos y carpetas del ordenador y seleccionar el archivo para adjuntar. El archivo se carga en el correo (dependiendo de su tamaño y la conexión puede tardar más o menos). Se pueden adjuntar más archivos.

Una vez hecho todo, se envía.

 

Errores al envía un correo

 

En ocasiones el envío de un e-mail falla y no llega a su destinatario. Esto puede ser por varias causas, que el receptor tenga el buzón lleno y no pueda recibir más mensajes, que el servidor que gestiona el correo entrante o alguno de los intermedios esté fuera de servicio o saturado… en estos casos poco podemos hacer excepto esperar un poco y volverlo a enviar a ver si se ha resuelto el problema.

Desde el punto de vista del usuario sólo se puede saber si el mensaje ha sido entregado o no, pero no tener confianza plena de que haya llegado a su destino.

Cuando se envía un correo pueden darse tres casos:

  • La dirección escrita es correcta y el destinatario es quien nosotros creemos. Entonces todo es correcto. Haciendo un símil con el teléfono es como llamar a un amigo y dejarle un mensaje en el contestador automático diciendo que vamos a llegar más tarde el sábado. Nuestro amigo escucha el mensaje y todo perfecto.
  • La dirección escrita es incorrecta, pero existe. Es decir el mensaje llega a la dirección indicada, pero esta corresponde a otra persona. El remitente no sabe que ha ocurrido esto porque no tiene ningún mensaje de error. Siguiendo con el símil del teléfono es como llamar a un número equivocado y que salte el contestador, dejamos el mensaje grabado. El problema es que nuestro amigo nunca recibió el mensaje ya que lo grabamos en el contestador de otro número y por tanto llegará el sábado a la hora convenida y nosotros tarde.
  • La dirección es incorrecta y además no existe. En ese caso el remitente recibe un mensaje de error. En el caso del teléfono, al marcar un número que no existe sale un mensaje advirtiendo de ello.

Cuando por cualquier motivo el sistema no ha podido entregar un e-mail, el remitente recibe un mensaje de error explicando que no se ha podido entregar. Las causas no se suelen especificar o son difíciles de comprender, lo importante es saber que el mensaje no se ha podido entregar a las direcciones que indica en la parte inferior.

 

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Con copia (CC) y Con Copia Oculta (CCO)

 

Además de en el campo para, existen otras opciones a la hora de añadir destinatarios en un e-mail, son las opciones CC (Con Copia) y CCO (Con Copia Oculta).

Para mostrar estas opciones, en la pantalla de redacción de un nuevo mensaje, aparecen en la parte superior (a la altura de PARA) derecha. Cuando se pincha en ellas se añaden los campos correspondientes.

 

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A la hora de enviar un mensaje, se pueden incluir direcciones en cualquiera de los campos, y al menos en uno de ellos, no siendo obligatorio rellenarlos todos.

  • Para: Uso normal, se incluyen las direcciones de los destinatarios del mensaje. Todos los que reciben el mensaje pueden ver quién estaba puesto en este campo.
  • Con Copia (CC): Las direcciones incluidas en este campo reciben una copia del mensaje. A efectos prácticos es igual que si estuvieran en el “para”. Todos los que reciben el mensaje pueden ver las direcciones que estaban en el CC
  • Con Copia Oculta (CCO): Las direcciones que aparecen en el mensaje reciben una copia del mensaje, pero nadie sabe que estos la han recibido, ni siquiera quien estuviera en el CCO. Se suele utilizar para envío de e-mails donde se quiere proteger las direcciones de los demás receptores del mensaje, por ejemplo una asociación de alcohólicos anónimos que envíe un e-mail a todos sus asociados lo puede hacer poniendo todas las direcciones en CCO, de modo que cada uno recibe el e-mail pero nadie puede ver el resto de direcciones.

Y con esto ya sabemos todo lo necesario para enviar e-mails al 100%.

En próximos artículos veremos la organización de mensajes en carpetas (todo un mundo), pero si no podeis esperar, el manual completo está disponible en nuestra web y podéis obtenerlo pinchando aquí

 

 

Si te ha gustado que se enteren todos, ¡¡¡comparte!!!

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